Reklama
Reklama
Niszczenie dokumentów wydaje się prostą czynnością biurową, jednak łatwo popełnić drobne błędy, które narażają nas na odpowiedzialność. W rzeczywistości jest to skomplikowany proces, który wymaga nie tylko odpowiedniego przygotowania, ale również przestrzegania obowiązujących przepisów. Jakie błędy najczęściej popełniamy, niszcząc dokumenty?
Pierwszy, powszechny błąd dotyczy nieprawidłowej archiwizacji, która często nie jest prowadzona na bieżąco. Wydaje się, że nie ma ona zbyt wiele wspólnego z niszczeniem dokumentów, jednak to właśnie z archiwum trafiają one do niszczarki. Jeśli panuje w nim bałagan, trudno w krótkim czasie poradzić sobie z utylizacją dokumentów. Warto więc wprowadzić procedury dotyczące archiwizowania, kierując się obowiązującymi przepisami.
Biurowe niszczarki do papieru sprawdzają się tylko w przypadku dokumentów, które nie zawierają żadnych ważnych danych. W praktyce są to najczęściej notatki bądź innego rodzaju zapiski o charakterze jawnym. Jeśli chodzi o niszczenie:
i podobnych, należy stosować profesjonalne niszczarki przemysłowe. Tną one papier na tak drobne części, że odtworzenie informacji jest niemożliwe. Więcej na temat niszczenia nośników danych można się dowiedzieć tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/.
Reklama
Elektroniczne nośniki danych, takie jak na przykład dyski twarde czy płyty CD, wymagają demagnetyzacji. To dzięki niej uzyskanie dostępu do danych jest niemożliwe. Nie wystarczy usunięcie plików, a następnie sformatowanie nośnika. Odtworzenie danych co prawda jest trudne, ale w dalszym ciągu możliwe, dlatego takie działanie nie stanowi pełnego zabezpieczenia. O tym, jak postępować z nośnikami danych, wyjaśniono na stronie https://www.rhenus-office.pl//uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/olsztyn/. Demagnetyzacja to jeden z najistotniejszych etapów, dlatego pominięcie go stanowi poważny błąd.
Wiele firm wciąż próbuje poradzić sobie z utylizacją dokumentacji na własną rękę. Trzeba jednak pamiętać, że ta procedura jest obarczona dużym ryzykiem, i to niemal na każdym etapie. Bardzo istotne jest przygotowanie regulaminów, wyznaczenie osób do pracy z dokumentami czy określenie sposobu utylizacji ścinek lub innych odpadów. Większość firm tego nie robi, dlatego niszczenie dokumentów nie przebiega zgodnie ze sztuką. Wiąże się to nie tylko z odpowiedzialnością, ale również utratą zaufania wśród kontrahentów czy ważniejszych partnerów biznesowych. Warto korzystać z usług firm zewnętrznych, które oferują profesjonalne niszczenie dokumentów różnego typu. Jest to korzystne rozwiązanie, dzięki któremu nie trzeba przejmować się kwestiami formalnymi związanymi z utylizacją danych.
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Taki sobie czytelnik
Rany koguta, przecież ogólnie już wiadomo, że należy znaleźć odpowiedni garaż - a tam dokumenty będą, albo ich nie będzie. No oczywiście powinien być jeszcze kominek jako dodatkowe wyposażenie, bo żadne niszczarki nie są tak jak kominek skuteczne. No chyba że jesteśmy kolekcjonerami - no to wtedy przechowujemy wszystko jak leci - a nuż się przyda?